Université Catholique de Lille
Réduire 90% des échanges d'emails entre les professeurs et l'administration
En tant que product designer du projet, ma mission était de mener le projet pour créer la meilleure expérience et interface utilisateur. Grâce à des efforts collaboratifs, nous avons identifié comment améliorer le quotidien de l'administration et des enseignants. En m'appuyant sur la recherche utilisateur, j'ai conceptualisé et dirigé le développement d'interfaces et de prototypes responsives, en supervisant la direction visuelle du projet pour assurer une expérience cohérente.
Role
Product Designer, design visuel, Facilitateur
Team
2 Product designers (dont moi)
Research Methods
Entretiens, Focus group, Analyse concurrentielle, Tests utilisateurs
Platform
Application web (Desktop)
Timeframe
Réalisé en 3 mois, 2023-2024
Tools
Figma, Paper, Whimsical
Le client est venu nous voir avec un cahier des charges décrivant ses besoins. Ce document était divisé en plusieurs étapes pour d'abord produire une première version utilisable. Cette version a ensuite été revue et affinée pour la rendre encore plus réaliste.
Identifier les besoins du cahier des charges et des utilisateurs pour optimiser l'expérience.
Réduire de plus de 90% les échanges d'emails entre les professeurs et l'administration.
Atteindre un taux d'adoption de 60% des parties prenantes la première année.
Strategic Value
Aligner besoins utilisateurs et business
Répondre aux attentes des utilisateurs tout en respectant les contraintes techniques et organisationnelles.
Simplification des workflows
Centraliser et optimiser les processus administratifs pour gagner du temps et réduire les erreurs humaines.
Solution évolutive
Concevoir une plateforme modulaire capable d'intégrer des fonctionnalités supplémentaires à l'avenir.
Outcomes
Impact immédiat
Réduction de 90% des échanges d'emails administratifs dès la mise en place de la plateforme.
Efficacité accrue
Formulaires simplifiés et automatisation des tâches fréquentes.
Adoption ciblée
Retours initiaux positifs avec un objectif de 60% d'utilisation active sous 12 mois.
Results
Le Défi
Dès le départ, plusieurs défis majeurs sont apparus. Ils ont façonné la stratégie et les décisions prises tout au long du projet.
Périmètre initial trop ambitieux
Le premier prototype incluait des fonctionnalités trop avancées, rendant le développement complexe et chronophage. Nous avons dû réduire le périmètre pour nous concentrer sur un MVP clair centré sur les fonctionnalités clés.
Utilisateurs inexpérimentés
La plateforme devait être intuitive et conçue pour minimiser les erreurs courantes (ex : perte d'informations ou tâches dupliquées). Ces besoins spécifiques ont émergé lors des tests utilisateurs.
Intégration technique complexe
La plateforme devait s'intégrer à l'API existante de l'université, développée par une société tierce, ce qui ajoutait des contraintes techniques.
Exemple d'un changement
Recherche
Pour garantir une approche centrée utilisateur, plusieurs méthodes de recherche ont été employées, axées sur la collaboration avec les parties prenantes et les utilisateurs finaux.
Workshop 1 : Comprendre le brief
Objective
Questionner les attentes initiales et clarifier les besoins business et utilisateurs.
Method
Atelier collaboratif avec les parties prenantes pour explorer le brief.
Outcome
Découverte d'attentes supplémentaires, incluant des workflows spécifiques non mentionnés dans le brief.
Workshop 2 : Entretiens utilisateurs
Objective
Explorer les contraintes et attentes des futurs utilisateurs (professeurs et administrateurs).
Method
Entretiens semi-directifs avec 4 participants.
Outcome
Identification des frustrations liées aux outils actuels et des besoins essentiels.
Workshop 3 : Idéation et Co-création
Objective
Générer des idées et structurer les priorités pour la conception.
Method
Atelier collaboratif avec les utilisateurs pour poser les bases du prototype. Méthode Six to One.
Outcome
Liste structurée d'idées clés pour le développement du prototype.
Insights & Résultats
La recherche a fait émerger plusieurs insights clés qui ont guidé les recommandations et la conception de la solution.
Surcharge cognitive
Les utilisateurs étaient submergés par le nombre d'options et d'informations présentées simultanément.
Insight: Limiter les choix et proposer des parcours guidés.
Frustrations liées aux erreurs
La duplication de données et la perte d'informations étaient des problèmes récurrents.
Insight: Intégrer des mécanismes de sauvegarde automatique et des alertes d'erreur.
Base d'utilisateurs diverse
Les niveaux de compétences variaient considérablement parmi les utilisateurs.
Insight: Concevoir une interface adaptée aux utilisateurs novices tout en conservant des fonctionnalités avancées pour les expérimentés.
Recommendations
Prioriser les fonctionnalités essentielles et exclure les cas d'usage marginaux pour la première version.
Automatiser les tâches répétitives pour réduire les erreurs humaines.
Mener des itérations rapides basées sur les retours utilisateurs.
“La nouvelle plateforme est simple et efficace. Nous avons drastiquement réduit les échanges inutiles, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps.”
— Professeur d'université
“Nous avons enfin un outil qui répond à nos vrais besoins, pas seulement à ce qui était décrit dans le brief initial.”
— Administrateur ayant participé aux ateliers
Mes Apprentissages
Remettre en question les exigences initiales est essentiel
Ce projet a souligné l'importance de questionner les exigences initiales. La recherche utilisateur a révélé des écarts significatifs entre le brief du client et les vrais besoins des utilisateurs. En impliquant les utilisateurs tôt via des entretiens et des ateliers, nous avons affiné le périmètre et livré une solution véritablement alignée avec leurs attentes.
La simplicité favorise l'efficacité
Au départ, notre design était trop complexe, ce qui retardait le développement. Réduire le périmètre à un MVP ciblé nous a permis de prioriser les fonctionnalités clés et de répondre efficacement aux besoins essentiels. Cela m'a appris que commencer petit et itérer selon les retours mène souvent à une livraison plus rapide et une meilleure satisfaction utilisateur.
La collaboration est le moteur du succès
Une collaboration étroite avec les développeurs, les parties prenantes et les utilisateurs a été cruciale pour la réussite du projet. Une communication régulière a permis de combler les écarts entre la faisabilité technique et les attentes des utilisateurs, favorisant une vision partagée.
Prévenir les erreurs utilisateur améliore la satisfaction
Les tests ont révélé que les utilisateurs faisaient souvent des erreurs simples, comme des clics accidentels ou l'écrasement de données. L'ajout de fonctionnalités comme la sauvegarde automatique et les alertes d'erreur a significativement amélioré leur expérience.
Tester tôt fait gagner du temps
Des tests tardifs ont mis en lumière des problèmes qui auraient pu être détectés plus tôt. Cela m'a montré la valeur d'intégrer des tests d'utilisabilité dès la phase de wireframe pour identifier et résoudre les problèmes en amont.